6 + 1

Otsikko ei tarkoita Loton kuutta ja lisänumeroa, vaan ihmisille kohdistettavan myönteisen ja ohjaavan palautteen välistä suhdetta. Myönteinen palaute on sitä, että esim. esimies, kollega tai asiakas huomaa jotain hyvää ihmisen tekemisissä. Ohjaava palaute on sitä, että ihmisen tekemiseen on jollakin jotain huomautettavaa. Arjessa tämä ohjaaminen ilmenee yleensä kritiikkinä.

Koiranpentu oppii pissaamaan ulos myönteisen palautteen kannustamana (sama toki tapahtuu myös kissanpennun kohdalla). Aluksihan pennuntötterö lirittelee sisällä minne sattuu. Mutta sitten kun hänen ”esimiehensä” (eli häntä opettava ihminen) oppii huomaamaan kun penikanrutjake etsii pissapaikkaa, tempaa hän pennun käsiinsä ja kuljettaa sen äkkiä ulos tarpeilleen. Sitten kun penikka tekee pissansa nurmikolle, niin häntä KAUHEASTI kehutaan ja IHASTELLAAN hänen aikaansaannostaan. Ja tietenkin pentu saa urotyöstään makupalan!

Kun tuo tapahtumaketju riittävästi toistuu, alkaa pentu jo odottaa ulos pissalle pääsyä, koska se on hänelle myönteinen kokemus ja hänet siitä palkitaan. Ja yleensä aika kohtuullisen nopeasti koira (tai kissa) oppii ”esimiehen” määrittämille oikeille tavoille. Myönteisesti.

Onko ihmisen oppimisessa mitään yhtäläisyyttä koiran (tai kissan) oppimiseen? Ei, koska ihminen koulutetaan tehtäviinsä häpäisemällä tai nolaamalla. Kun on kerran oikein kunnolla ryssinyt ja saanut haukut, niin sen jälkeen samaa virhettä ei tee enää toiste. Tai ainakaan ei näytetä sitä oikeaa menettelytapaa, vaan ihminen saa opetella itse löytämään sen. Venäläinen uimakoulu rules! Eli heitetään veteen ja katsotaan oppiiko se uimaan.

No – vähän edellä karrikoin, mutta yleinen linja on, että koirien kouluttamiseen me käytämme merkittävästi enemmän aikaamme ja taitojamme kuin ihmisten perehdyttämiseen töihinsä. Ihmisenhän pitäisi olla niin fiksu, että se oppii kertasanomalla tai osaa ajatella asian itse. Miten on?

Aina asiat ei mene kertasanomisella perille. Joutuu sanomaan toisenkin kerran, ja mahdollisesti ihan korottamaan ääntään. Mutta viisaiden tutkijoiden mukaan yhtä kielteistä (eli siis oikeaan suuntaan OHJAAVAA) palautetta kohti pitää ihmiselle antaa KUUSINKERTAINEN määrä myönteistä palautetta! WTF? Miten se muka sen olisi ansainnut? Virheitähän se on työssään tehnyt!

Onnistumiset löytyvät arjesta. Kun homma on mennyt niin kuin sen piti, ollaan onnistuttu. Joku sanoo tähän, että onnistuminen on perussuoritus ja se kuuluu työtehtäviin. Ei siitä tarvitse kiittää, koska siitä maksetaan palkkaa! Miten työtehtävän sitten pitäisi mennä? Liian hyvä suoritus on ylilaatua, ja jos vasta siitä saa myönteistä palautetta, ohjaa se ihmistä väärään suuntaan. Oikea suoritus on se, kun homma menee niin kuin piti. Kyllä sen voi huomata ja todeta tekijälle että ”hyvä”. Tai jopa ”kiitos tästä”. Ei siinä palautteen antaja menetä kasvojaan. Jos noita on viljellyt, niin sen virheen korjaamisen asiallinen huomautuskin menee jatkossa paremmin jakeluun.

Työpaikan pelikirja

Tuntuuko sinusta, että korjailet usein työkavereittesi puutteellisesti tekemien töiden jälkiä. Oletko sinä se, joka korjaa toisten levittämiä roskia? Harmittaako sinua, että työkaverisi on keksinyt ihan uuden tavan tehdä työnsä, ja joudut korjaamaan hänen aikaansaannoksensa? Työn onnistuminen vaihtelee päivästä ja tekijästä riippuen. Näin käy kun työpaikan pelikirja puuttuu.

Mikä on pelikirja? Urbaani sanakirja määrittelee sen näin: ”Joukkueurheilun termi, jolla tarkoitetaan kaikkia joukkueen käyttämiä taktisia variaatioita, jotka löytyvät joukkueen ns. pelikirjasta. Ammattilaisjoukkueilla tällaiset kirjat ovat myös konkreettisesti olemassa, mutta hieman huonommilla joukkueilla pelikirja esiintyy vain puheiden tasolla.” Mielestäni viimeisen lauseen voi todeta myös niin, että ammattimaisilla työpaikoilla toimitaan pelikirjan mukaan, mutta hieman huonommin johdetuilla (lue: amatöörimäisillä) työpaikoilla toimitaan puheiden ja oletusten tasolla.

Työpaikan pelikirjassa määritellään, mitä työhön kuuluu sekä miten mikäkin työ ja työvaihe on fiksuinta tehdä. Pelikirja on kokoelma työntekijöiden yhteisesti (esimiestensä myötävaikuttamana) löytämiä ja sopimia parhaita käytäntöjä, miten työ kannattaa tehdä niin, että 1) se tulee kerralla valmiiksi, 2) laatu on riittävää, 3) aikaa ja muita resursseja haaskautuu mahdollisimman vähän ja 4) työ on ennakoitavaa niin sisällöllisesti kuin ajallisesti. Ja kun työ on tehty pelikirjan mukaan, homma sujuu, jolloin toisten tekemisiä ei joudu säätämään ja korjaamaan.

Mitä seuraa jos pelikirjaa ei ole? No ainakin se, että jokainen tekee työn niin hyvin kuin muistaa ja sillä hetkellä osaa. Jos ei kaikkea muista, niin joku muu joutuu säätämään. Nämä jotkut ovat niitä paremmin muistavia ihmisiä, jotka kärsivät siitä, että he tekevät työnsä tunnollisemmin kuin muut. Pelikirja tarvitaan myös uusien työntekijöiden perehdyttämiseen. Työstä suoriutumisessahan on kysymys oppimisesta, jota edeltää ohjeistus ja opastus. Johtamisen tehtävänä on auttaa työntekijää onnistumaan, ja pelikirja on tässä tarpeellinen väline. Yhteispeli ei voi sujua ilman suunnitelmaa.

Muistinvarainen toiminta sujuu, kun ei ole erikoistilanne eikä kiirepaniikki. Mutta kun ne iskevät, peli sekoaa ja harhasyöttöjä tapahtuu. Sitten valmentaja huutaa kentän laidalta, että ”Miksi sinä sinne syötit? Ei siellä ollut ketään!”, kun olet muistanut hyökkäyssuunnitelman väärin. Johtamisen tehtävänä ei ole kritisoida virheiden tekemistä, vaan varmistaa, että kaikki toimii pelikirjan mukaan. Ilman pelikirjaa myös johtaja (esimies) toimii sattumanvaraisesti ja puheiden tasolla. Johtamisen tehtävänä on järjestää että pelikirja löytyy, ja että sitä parannetaan koko ajan kun opitaan uusia parempia tapoja toimia.

Jos pelikirjaa ei ole, on myös kehittäminen sattumanvaraista. Jos työn vaiheita ja parasta toteutustapaa ei ole määritelty, niin mitä silloin oikeastaan kehitetään? Useimmin kehittämispyrkimykset kohdistuvat muistinvaraisen toiminnan kirkastamiseen, mutta toimenpiteitä ei viedä riittävän pitkälle, eli pelikirjaksi asti. Ihmisiltä vaaditaan parempaa toimintaa, mutta työkaluja onnistuneempaan työsuoritukseen ei saada. Tai niiden vaikutus jää lyhytaikaiseksi. Pysyvät parannukset vakaamman onnistumisen aikaansaamiseksi ontuvat suomalaisissa yrityksissä ja organisaatioissa.

Työpaikan pelikirja ei ole piilossa, vaan se on siellä missä työkin tapahtuu. Se näkyy merkintöinä lattiassa siinä paikalla, missä työ tehdään. Se näkyy työohjeina ja tsekkauslistoina hyllyn reunassa ja videoina firman intranetissä. Se näkyy järjestyksenä lattialla ja työpöydillä, jotta turhat ja väärät asiat heti erottuvat. Se näkyy asenteissa, yhteispelihengessä ja työhyvinvoinnissa. Se näkyy yrityksen tuloksessa. Pelikirja auttaa onnistumaan.

Laita minulle sähköpostia, jos työpaikallanne on toimiva pelikirja. Haluaisin tulla sellaista ihmettä katsomaan. Osoitteeni on harri.mahonen@osaamistalo.fi

Kirje työntekijälleni

Terve! Kiitos kahdesta aiemmasta kirjeestä, jotka olet minulle kirjoittanut. Ymmärrän, että sinun on helpompi tuoda ajatuksiasi esiin näin paperilla. Ja sinällään on hyvä että pystymme käsittelemään näitä hankalampia asioitamme näin kirjeiden välityksellä, mutta silti haluaisin myös keskustella näistä asioista ihan kasvotustenkin.

Minun tehtäväni työpaikallamme on olla sinun esimiehesi. Mielestäni tuo tehtävä tarkoittaa sitä, että minun vastuullani on pitää huolta siitä että sinulla on työssäsi onnistumisen edellytykset. Yritän parhaani mukaan huolehtia että sinulla olisi töihisi tarvittavat työkalut, materiaalit ja tiedot, sekä olosuhteet joissa töiden tekeminen on mahdollista. Kaikkeen en minäkään pysty vaikuttamaan. Vastuu on myös sinulla siitä että hommat tulee sovitusti tehtyä, ja että jos edellytyksistä joku puuttuu, pyydät heti apua.

En minä ainakaan tahallani sinulle kiusaa tee. Kaikki ne asiat, jotka haittaavat tai edistävät sinun sujuvaa työskentelyäsi ovat ongelmia myös minulle. On tarpeen tuoda niitä esiin, että pystyisimme niitä poistamaan ja työpaikallamme olevaa ketutusta vähentämään.

Niin kuin hyvin muistat että olin vielä viime keväänä tiimin työntekijä ennen esimiehenä aloittamista. En minäkään niitä aikoja ole unohtanut, mutta roolini tiimissä on nyt erilainen. En kiellä sitä, ettenkö itsekin rikkonut silloin joitakin yhteisiä pelisääntöjämme, mutta nyt näen asiat toisin. Ei se meidän pidennetty taukotupakointi silloin(kaan) fiksua ollut.

Minua harmittaa ja ärsyttää se, että kahvipöytäkeskusteluissa esille nousevat aina vanhat ja negatiiviset asiat. Jos joskus on tehty virhe, niin mielestäni siitä pitää päästä yli kun tilanne on korjattu, moka tunnustettu ja anteeksi on pyydetty. Onko liikaa pyydetty, että yritettäisiin enemmän nähdä onnistumisiamme ja keksiä parannuskeinoja ongelmiin, kuin iänikuisesti jahkailla sitä mikä on pielessä?

En oikein tiedä miten minä voisin sinua auttaa onnistumaan paremmin. Olen myös yrittänyt tukea ja auttaa, ainakin niissä tilanteissa kun olet tullut kysymään neuvoa ja apua. Mutta jotenkin jää sellainen tunne, että oltaisiin eri puolilla pöytää. Miksi?

Otan palautteesta opiksi ja toimitan teille jatkossa asialistan viikkopalaverin asioista jo edellisen päivän aamukahvitauolle. Ymmärrän hyvin tuon parannuksen tarpeen. Kiitos kun toit sen esiin!

Voitaisiinko me jatkossa kerätä parannusehdotuksia ja käsitellä viikkopalaverin yhteydessä? Ne ideat voisi kerätä seinälle samalla kun teen asialistan, niin niitä ehtisi vähän mutustella ennen palaveria. Saataisiin näitä hiertäviä ja edistäviä asioita säännöllisesti käsiteltyä, niin ei tarvitsisi itse kenenkään niitä iltaisin ja viikonloppuisin murehtia.

Terveisin esimiehesi

Kirje esimiehelleni, osa 2

Terve taas!

Ajattelin taas kirjoittaa näitä ajatuksiani, kun tämä asioiden ylöskirjaaminen täsmentää ajatuksiani. Tiedän, että sinä mieluimmin puhuisit asioista, ja odotat minun tulevan puheillesi. En kuitenkaan aina oikein osaa sanoa naamatusten keskusteluissa mitä ajattelen, kun asiat tulevat siinä niin äkkiä ettei niitä kerkiä yhtään pohtimaan.

Samoin käy myös vetämissäsi tiimipalavereissa. Puhuttiin tästä tiimin sisällä, ja ajateltiin kysyä, että olisiko mitenkään mahdollista saada tietoa käsiteltävistä asioista jo palaveria edeltävänä päivänä? Tämä siksi, että olisi jo etukäteen ehtinyt vähän miettiä mitä niistä asioista itse ajattelee. Palaverissa asiat tulee aina vähän yllätyksenä, eikä siinä tule asioita ja mielipiteitä aina mieleen. Ne tulee vasta sitten illalla ja seuraavana yönä.

Puhuttiin myös tiimin kanssa siitä sinun moitteestasi meidän kahvitunnin vietosta. Muistatko muuten kun itse olit yksi meistä, miten olit sitä mieltä että ei kai tässä vielä mikään kiire töihin ole? Jotenkin tuntuu vähän tekopyhältä nyt tuo äksyilysi. Eikö me voitaisi sitä vähän rakentavamminkin porukalla käsitellä?

Kiitos muuten siitä kirjauspisteen työtuolin korjauksen hoitamisesta. Se huoltomies kävi sen vaihtamassa. Äksy oli sekin, kun ei meille mitään puhunut eikä edes tervehtinyt. Mutta vaihtoi kuitenkin tuolin nopeasti.

Kiitos myöskin siitä, että kävit opastamassa minua sen meidän tietojärjestelmän kanssa. Olisiko mahdollista tehdä vielä sellainen listaus, missä ne yleisimmät virhetilanteet ja niiden ratkaisut olisi listattuna? Jotkut niistä eivät tarttuneet siinä opastuksessasi mieleeni, enkä kuitenkaan kehtaisi olla jatkuvasti niistä kyselemässä.

Puhuttiin tiimiporukalla muuten myös siitä kiky-hommasta. Ajateltiin vaan, että olisi meillä töissä sellaisiakin juttuja, mitkä me voitaisiin tehdä sujuvammin ja aikaa säästäen. Siksi työajan lisääminen tuntuu vähän hassulta etenkin, jos me tehdään samaan aikaan ne työt kankeammalla tavalla. Noita parannusajatuksia löytyi tiimiporukalla yllättävänkin paljon. Voitaisiinko me joskus jutella noista ideoista?

Tässäpä näitä mielenpäällä olleita asioita taas olikin. Sori taas kun häiritsin näin sunnuntaina, mutta en tule ensi viikolla töihin. Työterveyslääkäri kirjoitti minulle taas viikon sairaslomaa. Pärjäilkää!

Edellinen Kirje esimiehelle löytyy tästä linkistä http://osaamistalo.fi/kirje-esimiehelleni/

Kirje esimiehelleni

Tervehdys! Kirjoitan sinulle ajatuksiani ja toiveitani ihan näin paperilla. Olemmehan me näistä keskustelleet, mutta kun tuntuu siltä että ne matkan varrella unohtuvat, tai käy ilmi että olemme ymmärtäneet asiat eri tavoin. En minä viimeksi sinua tarkoittanut kritisoida kun sanoin, että joskus on töissä sellainen hylätty olo.

Minä haluan onnistua töissäni. Olen itse huomannut, että silloin kun hommat sujuu, minulla on myös pienempi stressi. Oletko sinä huomannut sitä? Vaikka tiedän, että yrität huomioida työkuormitukseni määrän, välillä hommia on vaan yksinkertaisesti liikaa. Varsinkin silloin kun tulee äkillisiä ennakoimattomia hommia joilla on kiire. Voisimmeko jotenkin yhdessä suunnitella hommia paremmin niin, ettei näitä yllätyksiä tulisi. Onnistun töissäni paremmin kun olen saanut suunnitella seuraavan päivän työt sujuviksi.

Tarvitsen sinulta tiedon mitä milloinkin tehdään ja miten ne tehdään. Joskus minulle tulee muistikatkoja, ja en aina muista miten homma tehtiin aikaisemmin. Olisiko mahdollista että tehtäisiin niistä harvemmin tehtävistä työvaiheista muistilista tekemisen tueksi? Siis semmoinen työohje, jossa on tiivistettynä se mitä mikäkin homma pitää sisällään ja mitä erityisesti siinä piti muistaa. Tämäkin pienentäisi stressiäni.

Sen meidän tietojärjestelmän käytössä tarvitsisin myös hieman lisäkoulutusta, jotta homma sujuisi jouhevammin. Vieläkö niitä koulutuspaikkoja olisi mahdollista saada?

Törmättiin viime viikolla tilanteeseen, että varastossa ei ollutkaan sitä tavaraa, mikä olisi tarvittu sen yhden toimituksen tekemiseen. Sen vuoksi se asiakas soitti sinulle ja olit harmistunut. Mihinkähän se alkuperäinen tilaus oli joutunut kun tavaraa ei ollutkaan tilattu varastoomme? Vaikka minulle vähän ilkeästi sanoitkin, niin ymmärrän harmituksesi. Mutta ymmärräthän, että jos tavaraa ei ole, en pysty tekemään omia hommiani. Miten me voitaisiin varmistaa että tavaraa on?

Ai niin. Se kirjauspisteen työtuoli on muuten rikki. Se putoaa välillä alas. Siitä on nyt pari kuukautta kun sanoin siitä huoltomiehelle, mutta se on vissiin sen unohtanut. Voisiko sen korjata tai vaihtaa, kun sen temppuilut vihlaisee alaselässä.

Olisi kiva jos näistä kirjoittamistani asioista voitaisiin säännöllisesti jutellakin keskenämme. Vaikka edes kuukausittain. Ne kehityskeskustelut on kuitenkin niin harvoin. Pidetäänkös me muuten tänä vuonna niitä?

Ei mulla muuta. Sori kun häiritsin näin sunnuntaina. Mutta kun nämä jutut vaivaa vapaa-ajallakin. Ja joskus tulee näitä mietittyä öisinkin. Nähdään vissiin huomenna?

Tuottavuushyppy

Kehitys tapahtuu portaittain. Kun olemme saavuttaneet alemman portaan ja seisomme sillä vakaasti, pystymme nousemaan ylöspäin seuraavalle portaalle. Kehittyminen on määrätietoista taapertamista eteenpäin, jossa välillä tulee takapakkeja. Kokeilemme jotain ja opimme onnistumisista sekä tapahtuneista virheistä.

Viime vuonna sanastoomme vakiintui sana tuottavuushyppy. Ymmärtäisin hypyn tässä yhteydessä niin, että pysyvää parannusta tulee saada aikaan nopeasti. Tuottavuus on sitä, että saadaan aikaan enemmän vähemmillä resursseilla. Tuottavuushyppy tarkoittaa sitä, että pysyvästi pitäisi saada aikaan enemmän vähemmillä resursseilla. Moni pelkää tämän tarkoittavan, että teet enemmän töitä, mutta sinulle maksetaan vähemmän. Tai näin ainakin se on helppo ymmärtää. Eikä tämä ajatus kuullosta varmaan kenestäkään hyvältä.

Tuottavuushypyssä on todellisuudessa kysymys virheiden radikaalista parantamisesta ja sitä kautta laadun parantamisesta. Meidän pitäisi siis pystyä korjaamaan työssämme olevia turhia ja virheellisiä asioista. Tutkimusten mukaan Suomessa päivittäin tehtävistä kaikista työsuorituksista 30-40 % on turhaa, hukkaa tai se jollain tavoin epäonnistuu. Kääntäen ajatellen tekemästämme työstä vain n. 60-70 % onnistuu. Kukaan ei halua tehdä virheitä ja turhaa työtä eikä kellään olisi siihen aikaa, mutta silti niihin ja niiden korjaamiseen kiireen keskellä kuluu päivittäin yli kolme tuntia! Meillä on aikaa sählätä, mutta ei korjata sitä aiheuttavia syitä. Hölmöläisten hommaa!

Virheet johtuvat enimmäkseen väärinymmärryksestä, virheellisestä ohjeistuksesta tai jopa sen puutteesta. Hukka ja turha työ aiheutuu esim. päällekkäisyyksistä, vääristä rutiineista ja ajattelemattomuudesta. Hyvin usein myös työn tekijän valmiudet ja onnistumisen edellytykset työsuorituksen tekemisessä ovat puutteelliset. Nämä ovat seurausta siitä, että johtaminen ei ole sillä tasolla kuin tuottavuushyppy tai edes tuottavuusaskel edellyttäisi.

Tuottavuushypyn tekeminen edellyttää sitä, että johtajat sallivat työn tekemisen muutoksen ja kokeilut paremmista menetelmistä. Toisin sanoen kaikilla tasoilla on haastettava organisaation totutut tavat ja uskomukset. Jotta voimme haastaa toimintamme, pitää meidän ensin uskaltaa kyseenalaistaa toimintamme. Siellä ne parannuskohteet ovat piilossa. Uusien, parempien tapojen systematisointi ja käyttöönotto parantaa virheet.

Työpaikalla tulee olla työntekijöiden ja johtajien välillä olla todellinen yhteisymmärrys tavoitteena olevasta paremmasta tilanteesta, parannettavista kohteista sekä menetelmistä miten parannusta tehdään. Lisäksi tälle polulle täytyy antaa aikaa ja parantamistyö täytyy tehdä mahdolliseksi. Parhaimmillaan se on innostavaa yhteistä salapoliisityötä korjattavien asioiden löytämiseksi. Kokeilkaapa!

Kirjoittajan missiona on auttaa tekemään sujuvampaa työtä ja kannattavampia yrityksiä

Hukkajahdissa

Kirjoitukseni ei käsittele aina ajankohtaista susi-teemaa, vaan työssä ja työaikana aiheutuvaa hukkaa. Anteeksi jos otsikkoni hämäsi sinua. Tämä hukka ei uhkaa vain koiriamme, karjaamme ja lapsiamme, vaan se syö koko ajan rahapussiamme. Vaikka tästä vähemmän kohistaan, on se vaarallinen meitä väijyvä peto.

Kuinka iso osa työajastasi kuluu odotteluun? Työssämme odottelemme esim. tietokoneen (tai tietokoneohjelman) käynnistymistä, tapaamisesta myöhässä olevia ihmisiä tai toimituksesta myöhässä olevia osia. Odottelua on myös se, että et pääse jostakin syystä tekemään omaa työtäsi. Turhauttavaa.

Entä kuinka paljon työhösi kuuluu turhaa liikkumista ja tavaroiden etsintää? Paljonko työpäivän aikana kävelemistäsi askeleista olisit voinut toisenlaisella työn suunnittelulla välttää? Kuuluuko toisten viemien työkalujen etsiminen oikeasti työtehtäviisi? Onko sinut palkattu työpaikallesi etsimään ja kävelemään? Suututtaa ja turhauttaa.

Toivottavasti työssäsi ei ole turhia työvaiheita. Virheiden korjaaminen, turha pakkaaminen ja purkaminen sekä tavaroiden edestakainen kantaminen ovat näitä. Tällaisia ovat myös turhat palaverit, joihin on varmuuden vuoksi kutsuttu kaikki, vaikka asia ei kaikkia kosketa. Sähköpostikin on helpompi jakaa kaikille, kuin ruveta miettimään kuka siinä olevaa tietoa oikeasti tarvitsee. Mutta kaikilla menee turhaa aikaa sen selaamiseen. Ja taas suututtaa ja turhauttaa.

Pahin hukka kaikista on ihmisten ajattelun hukkaaminen. Ihminen ei haluaisi tehdä hukan aiheuttamia tyhmyyksiä töissään, ja hän ottaa asian esimiehensä kanssa puheeksi. Jos hukkaa aiheuttavaa asiaa ei voida tai kyetä (yhdessä) poistamaan (tai edes vähentämään), loppuu niiden puheeksiottaminen. Aivot kytketään irti käsistä, ja työpaikalla ollaan vain töissä. Turhauttaa ja suututtaa. Hukka nujerretaan ajattelemalla ja järkestämällä työtehtäviä.

Emmekö ymmärrä pelätä hukkaa? Emme, koska se ei ole näkyvää. Sitäkin enemmän se tuntuu. Meitä suututtaa ja turhauttaa tehdä hukkaa. Miksi sitten teemme sitä? Usein syyksi sanotaan se, että on niin kiire ettei töitä ehdi järkeistää tai tehdä sujuvammin. Hölmöläisen hommaa! Hukka vaanii sinua ja kävelee perässäsi koko työpäiväsi ajan.

Ei ole sama miten käytämme aikamme. Jos teemme tyhmiä ja turhia asioita, emme saa aikaiseksi sitä hyödyllistä mitä meidän pitäisi. Jos voisimme käyttää tuosta ei-hyödyllisestä esim. 20 % enemmän hyödylliseen, olisi kansantaloutemme kilpailukyky huimasti parempi. Lomarahojen leikkauksella sitä ei saada aikaiseksi. Hukka riemuitsee tyhmyyksistä. Tämä hukka kannattaa nitistää ennenkuin se nitistää sinut.

Kymmenen kuolemansyntiä työpaikalla – osa 10: ajan ja voimien haaskaaminen

Aika ei jakaudu tasaisesti, sillä toiset tunnit ja päivät tuntuvat lyhyemmiltä kuin toiset. Kun mietit työpäivää, jolloin aika on mennyt kuin lentämällä, on sinulla todennäköisesti silloin ollut hyvä päivä. Homma on sujunut ja on ollut mukavan kiireistä. Silloin tekemisen edellytykset suhteessa työn kuormitukseen ovat olleet kohdallaan, eikä vastoinkäymisiä ole ollut. Olisipa mukavaa jos kaikki työpäivät menisivät näin! Onneksi olkoon! Olet kokenut tuolloin työn imua.

Työpäivä saattaa olla myös sellainen, että aika on mennyt kuin lentämällä, mutta koko ajan on ollut tuskainen kiire. Erilaisia tulipalokiireitä on koko ajan kaatunut päällesi, ja koko ajan olet ollut pari askelta jäljessä siitä mitä olisi pitänyt jo keritä tehdä. Työssäsi on paljon hukkaa, joka syntyy siitä että et ehdi keskittyä ja tehdä kerralla valmista. Olet vaarassa, sillä tuolla tavalla työtä ei jaksa tai pysty tekemään kovin pitkään. Myös työtapaturmariski on korkealla.

Törmään itse näihin molempiin tapauksiin päivittäin. Olen varma, että jokaisessa työssä ja työpaikassa voidaan saavuttaa alussa kuvattu tilanne. Sitä ei saavuteta leikkaamalla lomarahoja, eikä menemällä lakkoon. Itse asiassa niin tekemällä varmistetaan, että työ säilyy jälkimmäisen esimerkin mukaisena. Avainsana työhyvinvoinnin parantumiseen on työn kehittäminen.

Jos ihminen ei kerkiä tekemään työtään, on työn mitoitus väärä. Meillä on väärä käsitys työstä ja sen johtamisesta, jos yritämme saada ihmiset olemaan (tai näyttelemään) kiireisiä. Normaali työn joutuisuus on sellainen tahti, jolla ihminen kykenee suorittamaan työtehtävät a) loukkaantumatta, b) terveenä ja c) kerralla valmiiksi. Päinvastaisella johtamisella saamme aikaiseksi nuo kaikki kolme kohtaa. Hukkaa tuottamalla voimme työssämme pahoin.

Miksi sitten työn teettäjät “piiskaavat” ihmisiä kiireeseen? Mm. siksi, koska meillä on suurimmaksi osaksi aikaperusteinen palkka. Siitä maksetaan että olet työpaikalla. Luulemme, että mitä ahkerammin ja enemmän tehdään, saisimme enemmän aikaiseksi. Olemme tulleet siihen pisteeseen, että näin ei enää ole. Huomio pitää saada siihen, miten työllä tavoiteltava aikaansaannos saadaan aikaan mahdollisimman sujuvasti ja vähällä vaivalla resursseja säästäen. Silloin meidän pitäisi karsia työstä turha juokseminen, virheiden paikkaaminen, etsiminen, tarpeettomat palaverit ja muu ajanhukkaa aiheuttava, ja keskittyä aikaansaannokseen.

Eikö meille voisi maksaa palkka siitä mitä saamme aikaan, eikä siitä että huhkimme päättömästi työpaikalla?

Kymmenen kuolemansyntiä työpaikalla – osa 9, huono vuorovaikutus

Näemme useimmiten vain ne asiat, jotka meitä itseämme suoraan koskettaa. Saatamme kuitenkin tulla sokeiksi ja puusilmäisiksi kokonaisuuden kannalta tärkeille asioille, jos keskitymme vain omiin näkökulmiimme. Mediassa käytetään tästä termiä “kuplautuminen” – elämme kukin omissa todellisuuksissamme ja kuplissamme.

Samantyyppiset ihmiset tekevät samankaltaisia valintoja. Tämän seuraukset on havaittu jo silloin kun on keksitty sanonta “joukossa tyhmyys tiivistyy”. Keskenään erilaiset ihmiset tekevät eri näkökulmia huomioon ottavia päätöksiä, mutta heidän välillään syntyy tarve esittää ja perustella omia ratkaisujaan. Eli tarvitaan vuorovaikutusta ja keskustelua.

Keskustelun pitäisi olla kahdensuuntaista tiedon ja ymmärryksen vaihtoa. Kahdensuuntaisuus ei ole aina itsestään selvää. Saatamme luulla keskustelevamme, mutta todellisuudessa käymmekin dialogin sijaan kahta monologia, joissa pahimmillaan puhutaan eri asioista. Tällöin kumpikin osapuoli toitottaa toiselle vain omaa käsitystään, eikä pyri ottamaan selvää siitä mitä toinen tarkoittaa tai asiasta ajattelee. Puhumme, mutta emme kuuntele.

Onnistunut keskustelu edellyttää toisen kuuntelemista. Emme ole erityisen hyviä kuuntelijoita. Siitä johtuu myös heikko keskustelutaito. Kuuntelun tarkoitus on selvittää, mitä tämä toinen ihminen tästä asiasta ajattelee ja miten hän sen kokee. Samalla saattaa täsmentyä myös se, mitä minä siitä asiasta ajattelen, ja missä meidän ajattelumme eroaa. Kun tämä on tunnistettu pystymme vertaamaan kummankin perusteita omalle mielipiteelleen, ja mahdollisesti löytämään yhteisen ymmärryksen. Tai ainakin ymmärryksen sille, miksi joku on sitä mieltä asiasta kuin on.

Kuuntelemiseen kuuluu oleellisesti toiselle esitettävät kysymykset, ja kysymyksillä ohjataan keskustelua sellaiseen suuntaan, että siitä voisi jotain ymmärtää. Kahden monologin keskustelussa kysymyksiä ei kysytä, ja siksi keskustelijat pysyvät eri taajuuksilla. Tällöin kuuntelu ja ymmärtäminen puuttuu.

Kuullun ymmärtäminen riippuu halusta kuulla ja ymmärtää toista. Jos hänen mielipiteellään ei ole väliä, voidaan jatkaa molemminpuoleisia monologeja. Mutta jos sinulla on tarkoitus saada toinen kiinnostumaan sinun viestistäsi, tulee sinun kuunnella ensin hänen viestinsä.

Johtamisessa kuullun ymmärtäminen jää usein puutteelliseksi niin esimiehellä kuin alaisellakin. Mutta kenen vastuulla on se, että asia tulee ymmärretyksi samalla tavalla? Oikea vastaus on että molempien. Esimerkiksi kysymys “Miten sinä olet ymmärtänyt tämän asian?” auttaa pääsemään samalle taajuudelle asiasta. Kokeilepa!

Kirjoittaja on pohjoissavolainen pienyrittäjä, jonka missio on auttaa työn sujuvuudessa ja kannattavammassa liiketoiminnassa.

Kymmenen kuolemansyntiä työpaikalla, osa 8 -itsekkyys

Sanakirja määrittelee itsekkyyden olevan epämiellyttävä luonteenpiirre, joka sisältää keskittymisen omaan itseen muiden kustannuksella. Itsekäs ihminen ärsyttää, koska hän usein käyttäytyy epäoikeudenmukaisesti toisia kohtaan. Itsekäs ihminen ei ole tasapuolinen, vaan hän maksimoi aina oman hyötynsä. Tällainen ihminen aiheuttaa lähes aina lähiympäristössään ongelmia, myös työpaikallaan.

Ääritapaus itsekkyydestä on narsisti, jolta puuttuu kyky kokea tunteita, ja hän pystyy olemaan tuntematta esim. häpeää ja syyllisyyttä. Terve itsekkyys ja terve narsismi sen sijaan ovat ihmiselle tarpeellinen käyttäytymismuoto. Tällöin ihminen pystyy arvostamaan itseään ja toisia. Terveellä itsekkyydellä varustettu ihminen ei anna käyttää itseään hyväksi ja osaa pitää puolensa.

Länsimainen talousajattelumme lähtee siitä, että ihminen on taloudellisesti itsekäs ja looginen oman toimeentulonsa ja hyvinvointinsa parantamisessa. Koko taloudellinen elämämme (ja hyvinvointimme) perustuu itsekkääseen rahan ansaintaan ja taloudellisen kasvun jatkumiseen. Niin kansantalouden kuin yksilöidenkin tasolla. Yritysten (työnantajien) välinen kilpailu edellyttää itsekästä toimintaa oman työnantajan (palkanmaksajan) hyväksi. Onko eduntavoittelu siis pahasta?

Haluamme säilyttää saavuttamamme edut suhteessa toisiin, koska olemme mielestämme ansainneet ne. Edunvalvonnassa tavoitteena on jonkin ryhmän itsekkäät tavoitteet suhteessa toisiin. Itsekkyyteen liittyy paradoksi. Ajatus pitää sisällään sen, että jos joku voittaa, joku toinen häviää. Etuja tavoitellaan siis toisten kustannuksella. Taloudellisessa toiminnassa (esim. yritystoiminnassa) on koko ajan voittajia ja häviäjiä. Onko ajattelussamme liian vahvasti esillä se, että työnantajan pärjääminen on työntekijöiltä pois, ja päinvastoin?

Talouden edellyttämä itsekkyys saattaa aiheuttaa moraalisen ristiriidan. Toisiamme kohtaan meillä on moraalinen oikeudenmukaisuuden ja tasa-arvoisuuden vaatimus. Tästä syystä tarkkailemme toistemme itsekkäitä piirteitä. Jos toimit itsekkäästi, et ole toisia kohtaan oikeudenmukainen. Oman ryhmän sisällä pitää siis olla tasa-arvoinen, mutta suhteessa toisiin ryhmiin meidän pitää taistella ja voittaa heidät. Onko tämä johtanut siihen, että kansakuntana emme enää ole yksi ryhmä, vaan lukematon joukko toisiaan vastaan kilpailevia pienryhmiä? Valtiontalouden pienentämisessä koemme epäoikeudenmukaisena jos esillä oleva säästö koskee enemmän itseä kuin muita.

Missä menee kohtuullisen itsekkyyden raja? Pitävätkö työkaverisi sinua itsekkäänä? Jos, niin miksi?